Liên hệ

Hạch toán kế toán là gì? A-Z về đặc điểm, phân loại & nguyên tắc

Hạch toán kế toán là quá trình thu thập, xử lý và ghi chép các giao dịch kinh tế (mua bán, thu chi…) để phản ánh chính xác tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Đây là cơ sở bắt buộc để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế theo đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây của Đại Cát Minh sẽ tổng hợp những thông tin cốt lõi nhất về hạch toán kế toán là gì mà chủ doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Hạch toán kế toán là gì?

Định nghĩa chung

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép lại các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh (như mua bán, thu chi, nhập xuất kho…) nhằm quản lý chặt chẽ tài sản và nguồn vốn.

Định nghĩa theo Luật Kế toán

Để đảm bảo tính pháp lý, khái niệm này được quy định rõ ràng trong văn bản luật cao nhất. Cụ thể, căn cứ theo Khoản 8, Điều 3 Luật Kế toán số 88/2015/QH13:

“Nghiệp vụ kinh tế, tài chính là những giao dịch phát sinh cụ thể làm tăng hoặc giảm tài sản, nguồn vốn của đơn vị kế toán.”

Như vậy, bản chất của hạch toán kế toán là gì? Đó chính là việc sử dụng các phương pháp chuyên môn để chuyển đổi các nghiệp vụ kinh tế trên thành các con số biết nói trên sổ sách, phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính.

Hạch toán kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Ví dụ minh họa:

Công ty mua một chiếc xe tải giá 500 triệu đồng.

Đồng thời, hạch toán còn phải tính toán xem chiếc xe này khấu hao bao nhiêu năm, mỗi tháng trích bao nhiêu chi phí vào giá thành vận chuyển.

2. Đặc điểm của hạch toán kế toán

Khác với việc ghi chép sổ tay thông thường, hạch toán kế toán có những đặc trưng riêng biệt mang tính khoa học và pháp lý:

2.1. Đối tượng nghiên cứu

Hạch toán kế toán tập trung nghiên cứu các hoạt động kinh tế tài chính, bao gồm:

2.2. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện việc hạch toán, kế toán viên sử dụng 3 loại thước đo chính: Thước đo hiện vật (kg, m, cái…), Thước đo lao động (giờ công, ngày công) và quan trọng nhất là Thước đo giá trị (Tiền tệ).

Bên cạnh đó, hạch toán còn kết hợp các phương pháp chuyên môn như: phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp, phương pháp chứng từ, phương pháp tính giá và cân đối kế toán.

Hạch toán kết hợp nhiều phương pháp chuyên môn

2.3. Thông tin hạch toán kế toán

Thông tin trong hạch toán phản ánh sự tuần hoàn của vốn. Tại mỗi doanh nghiệp, từ khâu cung cấp vật tư, sản xuất cho đến tiêu thụ đều được phản ánh chi tiết.

Đặc biệt, thông tin hạch toán luôn thể hiện tính hai mặt của mỗi hiện tượng: Tăng và Giảm, Dư thừa và Thâm hụt, Tài sản và Nguồn vốn. Đây là cơ sở hình thành nên nguyên tắc “Ghi sổ kép” kinh điển.

3. Vai trò của hạch toán kế toán trong doanh nghiệp

Hạch toán kế toán đóng ba vai trò cốt lõi mang tính quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp:

3.1. Là cơ sở pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế

Đây là vai trò quan trọng nhất đối với các cơ quan Nhà nước.

3.2. Là cơ sở quản trị

Đối với chủ doanh nghiệp, hạch toán không chỉ là ghi chép quá khứ mà là cơ sở để dự báo tương lai:

3.3. Là điều kiện tiên quyết để huy động vốn

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, hạch toán kế toán đóng vai trò là hồ sơ năng lực tài chính:

Hạch toán kế toán đóng vai trò là hồ sơ năng lực tài chính

4. Phân loại hạch toán kế toán

Tùy vào mục đích quản lý và cách thức ghi chép, hạch toán kế toán được chia thành các loại sau:

4.1. Phân loại dựa vào mức độ, tính chất thông tin

4.2. Dựa vào cách thu nhận thông tin

4.3. Dựa vào phạm vi thông tin cung cấp

4.4. Dựa vào mục đích, đặc điểm đơn vị

Tùy vào mục đích quản lý và cách thức ghi chép, hạch toán kế toán được chia thành các loại khác nhau

5. 3 nguyên tắc hạch toán kế toán cốt lõi

Để đảm bảo số liệu trung thực và hợp pháp, khi thực hiện hạch toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 6, Luật Kế toán 2015:

5.1. Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost)

5.2. Nguyên tắc nhất quán (Consistency)

5.3. Nguyên tắc thận trọng (Prudence)

Để đảm bảo số liệu trung thực và hợp pháp, khi thực hiện hạch toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 6, Luật Kế toán 2015

6. Yêu cầu và Nhiệm vụ của hạch toán kế toán

Đây là phần quan trọng quyết định chất lượng của bộ máy kế toán doanh nghiệp.

6.1. Những yêu cầu bắt buộc

6.2. Những nhiệm vụ chính

Kế toán có quyền và nghĩa vụ từ chối thanh toán các khoản chi sai nguyên tắc, sai luật

7. 4 phương pháp hạch toán kế toán chủ yếu

4 phương pháp này không hoạt động riêng lẻ mà là một quy trình khép kín và liên tục:

7.1. Phương pháp chứng từ kế toán (Đầu vào)

Vai trò: Là bước khởi tạo dữ liệu đầu vào. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và địa điểm cụ thể để làm căn cứ pháp lý.

Cách thức thực hiện: Mọi giao dịch (mua, bán, thu, chi…) đều phải lập chứng từ gốc (Hóa đơn, Phiếu thu, Phiếu nhập kho…). Nguyên tắc cốt lõi là “Không có chứng từ, không hạch toán”.

7.2. Phương pháp tài khoản kế toán (Phân loại)

Vai trò: Phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế lộn xộn vào từng đối tượng cụ thể để dễ dàng quản lý (Ví dụ: Tiền, Hàng, Nợ).

Cách thức thực hiện: Sử dụng Hệ thống tài khoản kế toán (theo Thông tư 200 hoặc 133) kết hợp với nguyên tắc Ghi sổ kép (Nợ – Có) để phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa Tài sản và Nguồn vốn.

7.3. Phương pháp tính giá (Đo lường)

Vai trò: Quy đổi các đối tượng kế toán khác nhau (vật tư, ngoại tệ, giờ công…) về cùng một thước đo chung là Tiền tệ (VNĐ) để ghi sổ.

Cách thức thực hiện: Xác định giá trị tài sản dựa trên giá gốc thực tế (Giá mua + Chi phí thu mua + Thuế không hoàn lại) và tính toán chi phí sản xuất (Nguyên liệu + Nhân công + Khấu hao).

7.4. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán (Đầu ra)

Vai trò: Tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lập Báo cáo tài chính, cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính doanh nghiệp tại một thời điểm.

Cách thức thực hiện: Dựa trên tính cân đối tuyệt đối của phương trình kế toán: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu để lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.

Có 4 phương pháp hạch toán kế toán chủ yếu

8. Các hình thức hạch toán kế toán theo quy định

Hình thức kế toán là hệ thống các sổ kế toán với kết cấu, mẫu số và trình tự ghi chép nhất định để thực hiện việc hạch toán. Việc lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm quản lý của từng doanh nghiệp.

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam được phép áp dụng một trong 4 hình thức hạch toán sau:

8.1. Hình thức Nhật ký chung (Phổ biến nhất)

Đặc điểm: Các nghiệp vụ được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian trước, sau đó mới phân loại để ghi vào Sổ Cái.

Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Tương thích tốt với các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay.

Hạn chế: Việc ghi chép trùng lặp nhiều (nếu làm thủ công), khó phân công cho nhiều người cùng ghi một lúc.

Đối tượng áp dụng: Phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

Hình thức Nhật ký chung

8.2. Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

Đặc điểm: Kết hợp việc ghi chép theo thời gian (Nhật ký) và theo nội dung (Sổ Cái) trên cùng một quyển sổ.

Ưu điểm: Số lượng sổ sách ít, quy trình ghi chép đơn giản, dễ nhìn bao quát.

Hạn chế: Mẫu sổ dài và cồng kềnh, khó tra cứu chi tiết, khó phân công công việc.

Đối tượng áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ, ít nghiệp vụ phát sinh và chỉ có 1 kế toán viên.

Hình thức Nhật ký – Sổ Cái

8.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ

Đặc điểm: Tách biệt hoàn toàn việc ghi theo thời gian (Sổ Đăng ký chứng từ) và ghi theo nội dung (Sổ Cái). Căn cứ để ghi Sổ Cái là “Chứng từ ghi sổ”.

Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ dàng phân công lao động cho nhiều kế toán viên, thuận tiện kiểm tra chéo.

Hạn chế: Quy trình nhiều bước, khối lượng ghi chép lớn và trùng lặp.

Đối tượng áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ và có bộ máy kế toán đông người.

Hình thức Chứng từ ghi sổ

8.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ

Đặc điểm: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ theo bên Có của tài khoản, kết hợp phân tích các tài khoản đối ứng Nợ.

Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao hiệu quả tổng hợp số liệu.

Hạn chế: Mẫu sổ phức tạp, khó hiểu, đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dặn.

Đối tượng áp dụng: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, ít được sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ.

Hình thức Nhật ký – Chứng từ

Lưu ý: Dù chọn hình thức nào, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong suốt niên độ kế toán (theo Luật Kế toán). Việc thay đổi hình thức phải được thực hiện từ đầu năm tài chính mới.

9. Giải pháp Kế toán trọn gói Đại Cát Minh – Chuẩn hóa quy trình Hạch toán

Việc hiểu lý thuyết hạch toán kế toán là gì thì dễ, nhưng để áp dụng nó vào thực tế sao cho chính xác, kịp thời và tối ưu thuế lại là “bài toán khó” với hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Một sai sót nhỏ trong định khoản hoặc thiếu chứng từ hợp lệ cũng có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế xuất toán chi phí, truy thu thuế và phạt nặng.

Thay vì tốn kém chi phí xây dựng bộ máy kế toán cồng kềnh, Đại Cát Minh mang đến giải pháp Dịch vụ Kế toán Thuế trọn gói với những ưu điểm vượt trội, giải quyết triệt để nỗi lo của chủ doanh nghiệp:

Giải pháp Kế toán trọn gói Đại Cát Minh – Chuẩn hóa quy trình Hạch toán

Qua bài viết, hy vọng bạn đã nắm rõ hạch toán kế toán là gì cũng như tầm quan trọng của việc này đối với doanh nghiệp. Nếu bạn cần một đối tác tin cậy để chuẩn hóa sổ sách ngay từ đầu, hãy liên hệ với Đại Cát Minh. Chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối với giải pháp kế toán tinh gọn và tối ưu nhất!

Đại Cát Minh – Dịch vụ Kế toán và Thuế trọn gói
Địa chỉ: 42 Đường Số 14, KĐT Vạn Phúc, Hiệp Bình Phước, Thủ Đức, Tp.HCM
Số điện thoại: 0939 181 378
Email: daicatminh79@gmail.com